Egal ob du als Entscheider die Einführung planst oder als Anwender das Logbuch bereits vor dir liegen hast – hier findest du alle Antworten zum AI-First Mindset Programm.
Alles zu ROI, Implementierung und strategischem Nutzen.
Das AI-First Mindset Programm ist ein strukturierter Transformationsprozess, der Mitarbeitende und Führungskräfte befähigt, KI als selbstverständlichen Teil ihres Arbeitsalltags zu denken und zu nutzen. Es ist keine einmalige Schulung, sondern ein 6-wöchiges Trainingsprogramm, das durch tägliche Reflexion, wöchentlichen Austausch und praktische Anwendung nachhaltige Verhaltensänderungen bewirkt.
Viele Unternehmen investieren in KI-Tools und -Schulungen, stoßen aber an eine 'zweite Wand': Ideen aus Workshops versanden, KI-Teams agieren als Pusher statt Enabler, und es fehlt ein systematischer Prozess zur Umsetzung. Das Problem ist selten fehlendes Wissen – es sind fehlende Gewohnheiten. Ein Mindset ändert sich nicht durch Information, sondern durch regelmäßige Anwendung. Genau das leistet dieses Programm.
Die Kernunterschiede sind:
1. Reflexion statt Frontalunterricht: Tägliche Selbstreflexion mit strukturierten Leitfragen.
2. Praxisorientiertes Onboarding: Live-Durchführung eines KI-Reflexions-Weeklys im Workshop.
3. Pull statt Push: Mitarbeitende werden zu aktiven Treibern ihrer KI-Nutzung.
4. Messbare Fortschritte: 5 definierte Messpunkte tracken die Entwicklung.
Das Programm zahlt auf mehrere Dimensionen ein:
• Verhaltensänderung: Mitarbeitende fragen bei Problemen zuerst KI statt zu warten.
• Knowledge Sharing: Erkenntnisse werden systematisch im Team geteilt und vernetzt.
• Kulturwandel: Nachhaltige Verankerung von KI-Denken im Arbeitsalltag.
• Skalierbarkeit: Aufbau interner Multiplikatoren (AI-First-Gestalter).
Der Selbsttest im Onboarding-Workshop liefert jedem direkt eine individuelle Standortbestimmung der eigenen Arbeitsweise.
Wenn ihr den Onboarding-Workshop mit bucht, füren wir exemplarisch ein vollständiges KI-Reflexions-Weeklys durch. Dieses zeigt sofort, wie das Format funktioniert - und wie die Mitarbeitenden darauf reagieren.
Und bereits in der ersten Woche teilen Mitarbeitende erste Erkenntnisse. Blocker, Hürden, aber auch Erfolge.
Nach 6 Wochen könnt ihr davon ausgehen, dass messbare Veränderungen in der Reflexionskultur und im KI-Nutzungsverhalten sichtbar (und spürbar) sind.
Der Zeitinvest ist im vergleich zu allen anderen Massnahmen extrem überschaubar:
• täglich je MA : 5-10 Minuten für die Tagesreflexion
• Wöchentlich je MA 15 Minuten Wochenrückblick
• Wöchentlich für alle gemeinsam: 20 Minuten Team-Weekly
• nach Bedarf: Die Methode animiert, sich fokussiert zu KI-Wissen auszutauschen (kleine KI-Trainingssessions durchzuführen und sich gegenseitig aktiv zu unterstützen.) Je nach Freiraum und Reifegrad der Nutzer werden hier punktuell 30-90min Zeit pro Woche in diese Experimentiersessions fließen.
• Onboarding-Workshop: 3 Stunden gesamt (2h Teamschulung + 1h Führungskräftetraining)
Dieser Invest amortisiert sich durch effizientere Arbeitsweisen und besseren Wissensaustausch.
Der Ablauf besteht aus zwei Phasen:
optional aber klar empfohlen
Phase 1: Onboarding-Workshop mit Anna Rüde (3 Stunden, einmalig)
Teil 1 - Teamschulung (2h): Was ist AI-First? Warum wichtig? Selbsttest. Reflexionsmethode vorstellen. Live-Durchführung eines KI-Reflexions-Weeklys. Nachbesprechung.
Teil 2 - Führungskräfte (1h): Veränderte Aufgaben, KI als Sparringspartner, Rolle in den 6 Wochen, Erfolg messen, Hands-on: Transkript-Analyse.
Phase 2: 6-Wochen Reflexionsphase
Tägliche Reflexion mit Logbuch, wöchentlicher persönlicher Rückblick und wöchentliches KI-Reflexions-Weekly im Team (ca. 20 Min.).
• Management-Commitment: Sichtbare Unterstützung und Priorisierung durch Führung
• Zeit-Freigabe: Offiziell freigegebene Zeit für Reflexion
• KI-Zugang: Mitarbeiter müssen Zugang zu mindestens einem KI-Tool haben
• Governance-Klärung: Grundlegende Regeln für KI-Nutzung sollten definiert sein
Ja, ein Pilotansatz ist sogar empfohlen. Ideale Pilotbereiche sind Teams mit hohem Anteil an repetitiven Aufgaben, offener Haltung gegenüber Veränderung und einer engagierten Führungskraft. Die Erkenntnisse und Erfolge aus dem Piloten können dann als Best Practices für den breiteren Rollout genutzt werden.
Führungskräfte haben eine zentrale Rolle: Sie moderieren das wöchentliche KI-Reflexions-Weekly, sorgen für Timeboxing (60 Sek. pro Person), schaffen psychologische Sicherheit für das Teilen von Erkenntnissen und 'Misserfolgen', analysieren das Meeting-Transkript mit KI und teilen die Ergebnisse. Sie sind Enabler, nicht Kontrolleure.
Ein strukturiertes 20-Minuten-Format:
• 2 Min Begrüßung (Meeting wird transkribiert)
• 13 Min Erkenntnisse teilen (exakt 60 Sek. pro Person)
• 3 Min offene Fragen (keine langen Diskussionen)
• 2 Min Outro (Hinweis auf KI-Analyse, Vernetzung, nächster Termin)
Die Führungskraft analysiert danach das Transkript mit KI und teilt die wichtigsten Erkenntnisse mit dem Team.
Ja, dies ist Teil des Onboarding-Workshop. Hier gibt es einen extra separaten 1-stündigen Teil nur für Teamleiter und Führungskräfte. Dort werden die veränderten Tätigkeiten und notwendigen Skills behandelt welche für den Erfolg dieser Refelxionsmethode mit dem Logbuch benötigt werden.
Auch wird geklärt, wie sichergestellt werden kann, dass der Erfolg dieser Methode wirklich messbar ist und nicht nur ein Bauchgefühl. Dazu üben wir Hands-on, wie das vorher im gemeinsamen Teil mit den Mitarbeitenden durchgeführte Trainings-weekly analysiert werden kann ( Teilen eines extra dafür entwickelten Prompts)
Das Ziel ist, dass die Reflexionsroutinen zu einer neuen Gewohnheit werden. Das KI-Reflexions-Weekly sollte als dauerhaftes Format etabliert bleiben. Die Mitarbeitenden haben gelernt, KI als ersten Sparringspartner bei Problemen zu nutzen – nicht zu warten, bis jemand Zeit hat, sondern direkt KI zu fragen: 'Wie könnte ich das angehen?' Diese Verhaltensänderung bleibt.
Das Programm ist bewusst so konzipiert, dass es sich von einem Piloten organisch im Unternehmen ausbreiten kann. Die Skalierung basiert auf der Nutzung der im Pilot gewonnenen "Best Practices" und dem Prinzip der "Bottom-Up Innovation".
• Multiplikatoren: AI-First-Gestalter aus dem Piloten (die Mitarbeitenden, die schon 6 Wochen aktiv ihre Arbeitsweise reflektiert und Erkenntnisse gesammelt haben) werden zu internen Botschaftern. Sie können als Mentoren oder "Paten" für neue Teams fungieren und die Methode glaubwürdig aus der Praxis heraus vermitteln.
• Best Practices: Erkenntnisse mit Bezug auf Kommunikation und Austausch aus dem Piloten dienen als Inspiration
• Transkript-Beispiele: Die Trainings-Weekly-Transkripte zeigen, wie gute Erkenntnisse aussehen
• Führungskräfte als Treiber: Geschulte Führungskräfte können weitere Teams onboarden
Strategische Verankerung der Use-Cases:
Im Pilotprojekt werden echten Schmerzpunkte der Mitarbeitenden sichtbar (z.B. "Wir brauchen zu lange für X"). Diese Frustrationen werden durch die Erkenntnisse aus den die wöchentliche Meetings in konkrete, bewertbare Use-Cases übersetzt.
Die Skalierung erfolgt, indem diese identifizierten und im Pilot validierten unternehmensweiten Prozessoptimierungen zur Priorität werden, was eine Skalierbare KI-Kultur von innen heraus schafft.
Empfohlene Metriken:
• Entwicklung der Selbsttest-Scores (Start vs. Woche 3 vs. Woche 6)
• Anzahl und Qualität der geteilten Erkenntnisse im Weekly
• Vernetzungsrate: Wie viele Teammitglieder schließen sich nach dem Weekly kurz?
• Adoptionsrate: Wie viele reflektieren regelmäßig?
Das ist am Anfang normal und wird im Programm berücksichtigt. Die Botschaft ist: 'Wenn wir es einmal pro Woche schaffen, ist das schon ein Fortschritt.' Es geht um langsames Etablieren, nicht um Perfektion. Die Messpunkte machen die Adoptionsrate sichtbar, sodass die Führungskraft bei Bedarf nachfragen kann.
Diese Angst wird im Programm aktiv adressiert. Die Kernbotschaft 'AI-First bedeutet: KI als Sparringspartner nutzen, nicht ersetzen' zieht sich durch das gesamte Programm. Im KI-Reflexions-Weekly ist es ausdrücklich erwünscht, auch 'Misserfolge' und Herausforderungen zu teilen – das sind oft die wertvollsten Erkenntnisse.
Das Programm empfiehlt, Governance-Grundlagen vor dem Start zu klären. Im Onboarding-Workshop wird darauf hingewiesen, dass klare Regeln notwendig sind (z.B. 'Welche Daten dürfen nicht in externe Tools?'). Die KI-Analyse des Meeting-Transkripts durch die Führungskraft sollte mit einem internen, freigegebenen Tool erfolgen.
Das AI-First Mindset Programm hilft dir dabei, KI als selbstverständlichen Teil deines Arbeitsalltags zu sehen und zu nutzen. Es geht nicht darum, ein KI-Experte zu werden, sondern darum, bei jeder Aufgabe zu fragen: 'Wie könnte KI mir hier helfen?' Das ist wie ein Fitnessprogramm für dein Gehirn – mit einfachen, täglichen Übungen statt einer einmaligen Schulung.
Das Programm hilft dir konkret dabei:
• Schneller Lösungen finden: KI als ersten Sparringspartner nutzen, statt zu warten
• Neue Perspektiven bekommen: KI für Ideen, Entwürfe oder andere Blickwinkel nutzen
• Vom Team lernen: Erkenntnisse und Tipps von Kollegen mitbekommen
• Zukunftssicher bleiben: KI-Kompetenz ist eine Schlüsselfähigkeit für die Zukunft
Nein, überhaupt nicht! Das Programm ist sowohl für absolute Anfänger genauso geeignet wie für Menschen, die schon erste Erfahrungen haben. Es geht nicht um technisches Wissen, sondern um eine neue Denkweise. Du musst nicht programmieren lernen, aber du wirst nach und nach besser verstehen, wie KI funktioniert. Du lernst, KI als Werkzeug zu nutzen indem du KI anwendest, nachfragst, wie es wohl klappen könnte, und dich mit deinen Kolleg:innen regelmäßig darüber austauscht - etwa so wie du gelernt hast, eine Suchmaschine oder E-Mail zu benutzen. (auch wenn das schon lange zurückliegt;)
Der Zeitaufwand ist überschaubar (in etwa so lange wie eine Kaffeepause)
• Täglich: 5-10 Minuten für die Tagesreflexion (am besten kurz vor Feierabend)
• Wöchentlich: 15 Minuten für deinen persönlichen Wochenrückblick
• Im Team: Ca. 20 Minuten gemeinsames KI-Reflexions-Weekly
• Einmalig: 2-Stunden Teamschulung zum Start (mit deiner Führungskraft)
Wenn du das Buch im Unternehmenskontext nutzt, dann ist die Teamschulung dein 2h-Onboarding:
Hier wird folgendes besprochen
• Was ist AI-First? Du verstehst, worum es geht und warum das wichtig ist.
• Deine Rolle: Was bedeutet das für deine tägliche Arbeit?
• Selbsttest: Du füllst einen Fragebogen aus, der zeigt, wo du stehst.
• Reflexionsmethode: Wir klären gemeinsam, wie das ablaufen wird.
• Live-Übung: Wir machen zusammen live ein exemplarisches KI-Reflexions-Weekly.
• Nachbesprechung: Wie hat es sich angefühlt? Und was ist die Rolle eurer Führungskraft?
Ein kurzes, strukturiertes Team-Meeting (ca. 20 Minuten):
• Jeder teilt EINE zentrale Erkenntnis aus seiner Woche (genau 60 Sekunden)
• Du hörst aktiv zu und machst dir Notizen, was für dich relevant ist
• Am Ende: Wer hat ähnliche Themen? Mit wem solltest du dich kurzschließen?
Das Meeting wird transkribiert. Deine Führungskraft analysiert es im nachgang und teilt die wichtigsten Erkenntnisse mit euch.
Du beantwortest jeden Tag ein paar einfache Fragen in deinem Logbuch:
• Was ist mir heute gelungen? (Starte positiv!)
• Was war heute eine Aufgabe, die mich genervt hat?
• Wo habe ich heute aktiv KI genutzt?
• Habe ich heute eine Chance verpasst, KI zu nutzen?
Das klingt einfach – und das ist es auch! Der Trick ist die Regelmäßigkeit.
Das ist am Anfang völlig normal! Die Botschaft im Programm ist klar: 'Wenn wir es einmal pro Woche schaffen, ist das schon ein Fortschritt. Das ist mehr, als ihr es je vorher geschafft habt.' Es geht um langsames Etablieren, nicht um Perfektion. Mach dir einen Blocker in den Kalender – und wenn es mal nicht klappt, ist das kein Versagen.
Du teilst EINE zentrale Erkenntnis aus deiner Woche. Das kann ein Erfolg sein ('Ich habe einen Custom GPT gebaut für...'), eine Herausforderung ('Ich komme bei diesem Thema nicht weiter...') oder eine Erkenntnis ('Ich habe gemerkt, dass ich oft vergesse, KI zu fragen'). Auch 'Misserfolge' sind wertvoll – oft sind das die besten Lernmomente!
AI-First bedeutet: Wenn du einen Blocker hast oder eine neue Aufgabe angehst, gehst du zuerst zu KI. Nicht warten, bis du mit jemandem telefonieren kannst. Nicht warten, bis deine Führungskraft Zeit hat. Sondern direkt KI fragen: 'Wie könnte ich das angehen? Welche Möglichkeiten gibt es?' Es geht nicht darum, dass KI das Problem löst – sondern darum, neue Perspektiven zu bekommen.
Stell dir vor, du arbeitest mit einem Tool und kommst nicht weiter. Der alte Weg: Warten bis ein Kollege, der das Programm schon kennt, Zeit hat und dich da einmal durchführt. Der AI-First Weg: Frag KI 'Ich steht vor der Aufgabe X möchte XY erreichen. Welche Ansätze gäbe es?' Wichtig: Frag offen, nicht 'Wie mache ich das mit Tool Y?' Die AI-First Frage die dur lernst dir immer zuerst zu stellen ist: 'Vor mir steht Aufgabe X. Was für ein Ziel möchte ich erreichen?' – und dann KI fragen, welche Wege zum Ziel es gibt.
Es gibt tatsächlich Aufgaben, bei denen KI (noch) nicht hilft – und das ist okay. Das Ziel ist nicht, alles mit KI zu machen, sondern zu erkennen, wo KI einen Mehrwert bringt und wo nicht. Die tägliche Reflexion hilft dir genau dabei: Du dokumentierst sowohl erfolgreiche KI-Einsätze als auch 'verpasste Chancen'.
Diese Sorge ist verständlich, aber das Programm zeigt einen anderen Weg: KI ersetzt nicht dich, sondern hilft dir, schneller und besser zu werden. Die Kernbotschaft ist: Lerne KI als Sparringspartner zu nutzen – für neue Perspektiven, erste Entwürfe, andere Blickwinkel.
Fehler sind Teil des Lernens! Im KI-Reflexions-Weekly werden explizit auch Herausforderungen und 'Misserfolge' geteilt – das sind oft die wertvollsten Erkenntnisse. Wenn du einen Fehler / Erkenntnis teilst und dich das beschäftigt, hast du gerade einen riesigen Schritt gemacht. Vielleicht hat irgendjemand im Team schon die Lösung. Und hinzu kommt, wenn ihr Fehler teilt, dann müsst ihr sie als Team nur einmal machen ;)
Das Programm ist bewusst so gestaltet, dass es wenig Zeit kostet (5-10 Minuten täglich). Und: Es ist okay, wenn du es nicht jeden Tag schaffst. Die Regelmäßigkeit ist wichtiger als die Perfektion. Mach es so oft du kannst – und sei nicht zu hart zu dir.
Bewährte Tipps aus dem Programm:
• Frage laut: Bei jeder neuen Aufgabe laut fragen: 'Wie kann KI mir dabei helfen?'
• Blocker im Kalender: Dein Tagesabschluss ist immer mit dabei.
• Finde KI-Buddies: Tausche dich mit Kollegen aus.
• Nutze das Weekly: Notiere dir, mit wem du dich kurzschließen willst.
• Wiederholung schlägt Motivation: Selbst wenn du keine Lust hast – mach es kurz.
Nach der Teamschulung: Nimm dir eine Aufgabe vor, bei der du denkst 'Boah, das schon wieder...' und frag dich (oder frag direkt KI): 'Wie könnte ich das anders angehen? Welche Möglichkeiten gibt es?' Du wirst überrascht sein, welche Perspektiven kommen. Das ist dein erster Schritt zum AI-First Mindset.
Wenn deine Frage hier nicht dabei war, schreib uns direkt. Wir antworten persönlich.